Povinnost podat oznámení dle zákona vzniká současným veřejným funkcionářům za rok 2007, přičemž lhůta k podání je do 30. 6. 2008.
Registr dále obsahuje oznámení veřejných funkcionářů, kteří ukončili výkon funkce po nabytí účinnosti zákona, tj. po 1. 1. 2007. V takovém případě podávají oznámení nejpozději do 30 dnů ode dne ukončení funkce, a to podle stavu ke dni ukončení výkonu funkce.
Oznámení se podávají tajemníkovi městského úřadu na formuláři, jehož strukturu a formát určuje vyhláška.
Oznámení se podává v písemné podobě, přičemž za takové se považuje i oznámení podané v elektronické podobě prostřednictvím veřejné datové sítě, opatřené zaručeným elektronickým podpisem, viz zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu.